Кадровое администрирование
Действующее трудовое законодательство и связанные с ним нормативные акты, инструкции, положения и т.п., все больше усложняется и разветвляется. Зачастую, руководители организаций не могут своевременно уследить за всеми изменениями в этой отрасли права, и состояние кадрового делопроизводства в компании начинает стремительно ухудшаться.
Между тем, даже при наличии квалифицированного кадровика, руководитель не застрахован от ошибок и нарушений порядка, инструкций и регламентов кадрового делопроизводства своим подчиненным, за которые руководитель несет административную и финансовую ответственность.
В зависимости от серьезности нарушения, Кодексом об Административных Правонарушениях устанавливается различная мера ответственности руководителя организации и ответственного за кадровое делопроизводство лица – от различных денежных штрафов, накладываемых на организацию и должностных лиц, до дисквалификации руководителей организации (запрета занимать руководящие должности) на срок до 3 лет.
Это и является одним из важнейших доводов, говорящих не только о пользе, но и о прямой необходимости регулярного аудита кадрового делопроизводства.
- Если вы хотите узнать актуальное состояние кадрового делопроизводства в вашей компании – для контроля профессионального уровня и ответственности ваших сотрудников
- Если вас покидает Начальник Отдела Кадров или любое другое лицо ответственное за ведение кадрового делопроизводства – для корректной передачи дел
- Если меняется собственник организации – для понимания актуального состояния кадрового делопроизводства в компании
При проведении аудита КДП проверяется соответствие текущих практик ведения кадрового делопроизводства, принятых в компании, действующему законодательству. Помимо самих практик, проверяется наличие, актуальность и соответствие действующему законодательству ряда обязательных нормативных актов, утверждаемых работодателем.
Проверяемые процессы:
1. Организационно – штатная структура компании
- Наличие организационной диаграммы компании
- Корректность оформления и утверждения Штатного Расписания компании и приказов о внесении изменений в него
- Коллективный договор (при наличии) – корректность ознакомления сотрудников с ним
- Наличие и корректность Правил Внутреннего Трудового Распорядка
- Наличие и корректность Положения о Защите персональных данных работников
- Наличие и корректность Положения об Оплате Труда (Об оплате труда и мотивации работников)
- Наличие и корректность Положений о структурных подразделениях компании и Должностных Инструкций работников, а так же корректность их хранения и ознакомления сотрудников с ними
2. Учет и ведение Трудовых Книжек и Вкладышей к ним
- Корректность хранения, учета и ведения Трудовых книжек и Вкладышей к ним
- Корректность оформления и ведения Книги Учета Движения Трудовых книжек и Вкладышей к ним
3. Прием / увольнение сотрудников
- Корректность процесса оформления и заключения / расторжения трудового договора и приказа на прием / увольнение сотрудника
- Корректность ведения Журнала регистрации Трудовых Договоров
- Корректность ведения и хранения Личных карточек работников (унифицированная форма Т2)
4. Перевод / изменение оплаты труда / изменение иных, существенных условий трудового договора
- Корректность процесса оформления и заключения дополнительных соглашений к трудовому договору
- Корректность оформления и хранения приказов
5. Оформление, хранение и ведение Личных Дел сотрудников (при наличии)
- Корректность оформления и ведения личных дел сотрудников
- Наличие заверенных копий документов сотрудников
6. Ведение Воинского учета военнообязанных сотрудников (при наличии)
- Корректность оформления документов по ведению воинского учета
- Корректность ведения и предоставления отчетности в территориальный военный комиссариат
7. Корректность оформления и учета ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудников
- Наличие и корректность утвержденного Графика отпусков
- Корректность оформления заявлений на отпуск, приказов об отпуске
- Корректность оформления заявлений о переносе отпуска / о предоставлении дополнительного отпуска в счет неиспользованного за прошлые периоды
8. Корректность установления дополнительных льгот сотрудникам
- Дополнительные отпуска
- Надбавки за вредные условия труда
- Районные и северные коэффициенты
заключается в анализе документации кадрового делопроизводства на предмет соответствия трудовому законодательству:
- сверка и оценка правильности оформления документов, наличие которых обязательно в соответствии с законодательством;
- оценка правильности хранения и систематизации кадровых документов;
- экспертиза локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права.
Виды аудита |
Результат и сроки |
Экспресс-аудит
Выборочная проверка отдельных видов кадровых документов с целью получения в кратчайшие сроки достоверной информации о состоянии кадрового учета. |
Выявление типичных ошибок и оценка рисков, подготовка к реальной проверке ГИТ. Время проведения: от 2 до 6 час. |
Обзорный аудит
Проверка КД проводится путем выборки документов на соответствие требованиям Законодательства РФ, сверка документов, наличие которых, обязательна. Оценка правильности оформления КД, наличие которой обязательно для любой организации.
|
Выявление типичных ошибок и оценка рисков, подготовка к реальной проверке ГИТ. |
Сплошной аудит Производится поштучная проверка и сверка ВСЕХ кадровых документов+ АРХИВЫ. |
Развернутое экспертное заключение с подробным перечнем всех обнаруженных нарушений и ошибок. Рекомендации по устранению и восстановлению. Перечень неблагоприятных последствий. |
Результатом аудита КДП является Заключение аудиторов, в которое входят:
— перечень отсутствующих, но являющихся обязательными кадровых документов
— перечень выявленных нарушений в комплектности, оформлении, систематизации и хранении кадровых документов
— рекомендации по исправлению выявленных нарушений
— оценку соответствия локальных нормативных актов требованиям законодательства
— рекомендации по исправлению нарушений.
По окончании аудита КДП, Вы, можете воспользоваться нашей услугой ВОССТАНОВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ, и мы полностью устраним все выявленные нарушения в ведении КДП.
С ужесточением требований трудового законодательства к учету и оформлению всех процессов, связанных с работниками, у многих компаний, поддерживавших ранее процесс кадрового делопроизводства по остаточному принципу, возникает потребность восстановить кадровое делопроизводство за ряд предшествующих периодов.
Чаще всего это связанно с несколькими причинами:
- С надвигающейся проверкой контрольных органов (Трудовая инспекция, Налоговая инспекция и другие).
- Со спорными моментами, связанными с трудовой деятельностью сотрудника компании в прошлом.
- С конфликтными ситуациями, связанными с увольнением ранее работавших сотрудников.
Зачем восстанавливать кадровое делопроизводство?
- Во избежание финансовых и административных штрафов, накладываемых на организацию и должностных лиц (включая руководителя), ответственных за ведение кадрового делопроизводства и, соответственно, ответственных за нарушения при его ведении.
- Для исключения спорных / конфликтных ситуаций с сотрудниками (как работающими в компании, так и уже покинувшими ее), связанных с трудовой деятельностью этих сотрудников компании в прошлом.
Описание услуги |
|
Восстановление (создание с «нуля) кадрового учета. Создание оптимальной программы по восстановлению (или созданию с «нуля»). Проводится проверка существующих документов на юридическое соответствие законодательству |
Результат – оптимизация или создание обязательного пакета локальных нормативных актов компании |
С приемом / увольнением / перемещением сотрудников компании
a. Приказы
b. Трудовые договора и дополнительные соглашения к ним
c. Записи в трудовых книжках
С начислением / изменением начисления заработной платы
С утверждением / внесением изменений в Штатное Расписание компании за прошедшие периоды
С учетом и ведением трудовых книжек и вкладышей к ним
С учетом и ведением Личных карточек работника (форма Т2) и личных дел
Процесс восстановления кадрового делопроизводства компании крайне трудоемок и сложен – за достаточно короткое время надо полностью понять всю историю трудовых отношений с сотрудниками компании – в первую очередь, с работающими и затем с уже покинувшими компанию. Проанализировать сохранившиеся документы и сверить бухгалтерские начисления по заработной плате и иным выплатам сотрудникам с имеющейся в компании информацией о работающих / уволившихся сотрудниках.
Чем более фрагментарно и не полно сохранилась в компании информация о трудовых отношениях с сотрудниками, тем более трудоемок процесс восстановления и тем больше времени он занимает.
Любое восстановление кадрового делопроизводства оптимально начать с аудита актуального состояния кадрового делопроизводства – результаты аудита будут служить отправной точкой процесса восстановления.
Наши специалисты готовы полностью взять на себя ведение кадрового делопроизводства Вашей компании, в частности, оформлять кадровые документы, вести их учет и хранение, не забывая следить за изменениями Трудового законодательства.
Услуга по ведению кадрового делопроизводства включает в себя оформление всей необходимой кадровой документации компании-клиента, а также консультирование по телефону и электронной почте по кадровым вопросам. Мы гарантируем своевременное ведение, заполнение, хранение кадровой документации, а также передачу учетных сведений.
Предлагаем два варианта сотрудничества на выбор: документация отдается на хранение агентству или остается на территории компании.
- В первом случае, мы забираем всю существующую документацию и далее отправляем необходимые бумаги лишь на подписание курьером.
- В случае хранения документации на территории клиента, специалист агентства выезжает на место по оговоренному с Вами графику, а типовые документы создает удаленно. Технически это работает без сбоев.
Стоимость услуги зависит от конкретной ситуации и обсуждается индивидуально.
Кроме вышеуказанных услуг мы также предлагаем Вам
Консультации по вопросам применения трудового законодательства, в т.ч по проблемным ситуациям (трудовые споры, сложные увольнения и тд) |
Консультации по оформлению кадровой документации |
Разработка и адаптация ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ форм локальных нормативных актов (положения, регламенты инструкции , правила по кадровому делопроизводству) |
Разработка отдельных кадровых документов Трудовой договор. Дополнительные соглашения к трудовым договорам Правила внутреннего трудового распорядка Должностная инструкция. Правила. Положение. Распоряжение. Приказ. Иной нормативный акт. Документы в целях применения дисциплинарных взысканий: Акт. Требование. Запрос. Приказ. Иные документы. Письмо. Запрос. Уведомление работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой. Иное уведомление. Разработка иных документов по заданию Заказчика. |
- связаться с нами по телефону +7 (495)646-74-84
- отправить нам заявку по почте client@kit-consalt.ru
- или заполнить нашу он-лайн заявку