Кадровое администрирование

Между тем, даже при наличии квалифицированного кадровика, руководитель не застрахован от ошибок и нарушений порядка, инструкций и регламентов кадрового делопроизводства своим подчиненным, за которые руководитель несет административную и финансовую ответственность.

В зависимости  от серьезности нарушения, Кодексом об Административных Правонарушениях устанавливается различная мера ответственности руководителя организации и ответственного за кадровое делопроизводство лица – от различных денежных штрафов, накладываемых на организацию и должностных лиц, до дисквалификации руководителей организации (запрета занимать руководящие должности) на срок до 3 лет.

Это  и  является одним из важнейших доводов, говорящих не только о пользе, но и о прямой необходимости регулярного  аудита кадрового делопроизводства.

При проведении аудита КДП проверяется соответствие текущих практик ведения кадрового делопроизводства, принятых в компании, действующему законодательству. Помимо самих практик, проверяется наличие, актуальность и соответствие действующему законодательству ряда обязательных нормативных актов, утверждаемых работодателем. 
Проверяемые процессы:

1. Организационно – штатная структура компании

• Наличие организационной диаграммы компании
• Корректность оформления и утверждения Штатного Расписания компании и приказов о внесении изменений в него
• Коллективный договор (при наличии) – корректность ознакомления сотрудников с ним
• Наличие и корректность Правил Внутреннего Трудового Распорядка
• Наличие и корректность Положения о Защите персональных данных работников
• Наличие и корректность Положения об Оплате Труда (Об оплате труда и мотивации работников)
• Наличие и корректность Положений о структурных подразделениях компании и Должностных Инструкций работников, а так же корректность их хранения и ознакомления сотрудников с ними

2. Учет и ведение Трудовых Книжек и Вкладышей к ним

• Корректность хранения, учета и ведения Трудовых книжек и Вкладышей к ним
• Корректность оформления и ведения Книги Учета Движения Трудовых книжек и Вкладышей к ним

3. Прием / увольнение сотрудников

• Корректность процесса оформления и заключения / расторжения трудового договора и приказа на прием / увольнение сотрудника
• Корректность ведения Журнала регистрации Трудовых Договоров
• Корректность ведения и хранения Личных карточек работников (унифицированная форма Т2)

4. Перевод  / изменение оплаты труда  / изменение иных, существенных условий трудового договора

• Корректность процесса оформления и заключения дополнительных соглашений к  трудовому договору
• Корректность оформления и хранения  приказов

5. Оформление, хранение и ведение Личных Дел сотрудников (при наличии)

• Корректность оформления и ведения личных дел сотрудников
• Наличие заверенных копий документов сотрудников

6. Ведение Воинского учета военнообязанных сотрудников (при наличии)

• Корректность оформления документов по ведению воинского учета
• Корректность ведения и предоставления отчетности в территориальный военный комиссариат

7. Корректность оформления и учета ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудников

• Наличие и корректность утвержденного Графика отпусков
• Корректность оформления заявлений на отпуск, приказов об отпуске
• Корректность оформления заявлений о переносе отпуска / о предоставлении дополнительного отпуска в счет неиспользованного за прошлые периоды

8. Корректность установления дополнительных льгот сотрудникам

• Дополнительные отпуска
• Надбавки за вредные условия труда
• Районные и северные коэффициенты

заключается в анализе документации кадрового делопроизводства на предмет соответствия трудовому законодательству:

- сверка и оценка правильности оформления документов, наличие которых обязательно в соответствии с законодательством;

- оценка правильности хранения и систематизации кадровых документов;

- экспертиза локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права.

Результатом аудита КДП является Заключение аудиторов, в которое входят:
— перечень отсутствующих, но являющихся обязательными кадровых документов
— перечень выявленных нарушений в комплектности, оформлении, систематизации и хранении кадровых документов
— рекомендации по исправлению выявленных нарушений
— оценку соответствия локальных нормативных актов требованиям законодательства
— рекомендации по исправлению нарушений.

По окончании аудита КДП, Вы, можете воспользоваться нашей услугой ВОССТАНОВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ, и мы полностью устраним все выявленные нарушения в ведении КДП.

С ужесточением требований трудового законодательства к учету и оформлению всех процессов, связанных с работниками, у многих компаний, поддерживавших ранее процесс кадрового делопроизводства по остаточному принципу, возникает потребность восстановить кадровое делопроизводство за ряд предшествующих периодов.

Чаще всего это связанно с несколькими причинами:

1. С надвигающейся проверкой контрольных органов (Трудовая инспекция, Налоговая инспекция и другие).
2. Со спорными моментами, связанными с трудовой деятельностью сотрудника компании в прошлом.
3. С конфликтными ситуациями, связанными с увольнением ранее работавших сотрудников.

Зачем восстанавливать кадровое делопроизводство?

1. Во избежание финансовых и административных штрафов, накладываемых на организацию и должностных лиц (включая руководителя), ответственных за ведение кадрового делопроизводства и, соответственно, ответственных за нарушения при его ведении.
2. Для исключения спорных / конфликтных ситуаций с сотрудниками (как работающими в компании, так и уже покинувшими ее), связанных с трудовой деятельностью этих сотрудников компании в прошлом.

С приемом / увольнением / перемещением сотрудников компании

a.      Приказы

b.     Трудовые договора и дополнительные соглашения к ним

c.      Записи в трудовых книжках

С начислением / изменением начисления заработной платы

С утверждением / внесением изменений в Штатное Расписание компании за прошедшие периоды

С учетом и ведением трудовых книжек и вкладышей к ним

С учетом и ведением Личных карточек работника (форма Т2) и личных дел

Процесс восстановления кадрового делопроизводства компании крайне трудоемок и сложен – за достаточно короткое время надо полностью понять всю историю трудовых отношений с сотрудниками компании – в первую очередь, с работающими и затем с уже покинувшими компанию. Проанализировать сохранившиеся документы и сверить бухгалтерские начисления по заработной плате и иным выплатам сотрудникам с имеющейся в компании информацией о работающих / уволившихся сотрудниках.

Чем более фрагментарно и не полно сохранилась в компании информация о трудовых отношениях с сотрудниками, тем более трудоемок процесс восстановления и тем больше времени он занимает.

Любое восстановление кадрового делопроизводства оптимально начать с аудита актуального состояния кадрового делопроизводства – результаты аудита будут служить отправной точкой процесса восстановления.

Наши специалисты готовы полностью взять на себя ведение кадрового делопроизводства Вашей компании, в частности, оформлять кадровые документы, вести их учет и хранение, не забывая следить за изменениями Трудового законодательства.

Услуга по ведению кадрового делопроизводства включает в себя оформление всей необходимой кадровой документации компании-клиента, а также консультирование по телефону и электронной почте по кадровым вопросам. Мы гарантируем своевременное ведение, заполнение, хранение кадровой документации, а также передачу учетных сведений.

Предлагаем два варианта сотрудничества на выбор: документация отдается на хранение агентству или остается на территории компании.

• В первом случае, мы забираем всю существующую документацию и далее отправляем необходимые бумаги лишь на подписание курьером.
• В случае хранения документации на территории клиента, специалист агентства выезжает на место по оговоренному с Вами графику, а типовые документы создает удаленно. Технически это работает без сбоев.